Sysdoc Web y local «Gestión Documental»


Sysdoc Web es una solución especializada en la gestión del archivo físico documental y electrónico, radicación de la correspondencia y trámites documentales. provee a la empresa de una herramienta sencilla fácil de manejar y moderna creada para sistematizar los procesos de control, digitalización y distribución documental a partir de la Oficina de recepción de correspondencia. (Acuerdo No.060 30 de octubre de 2001)

Ventajas:

    1. Controlar en tiempo real la recepción de correspondencia asignando el número de radicado y fecha de vencimiento de acuerdo al tipo de documento recibido entregando automáticamente el documento por correo y en pdf al funcionario encargado de contestarlo. Disminuyendo el tiempo de respuesta de su personal, a todo trámite que reciban.
    1. Consultar el historial de todos los documentos recibidos y/o delegados a un funcionario del Colegio de Educación Técnica y Académica Celestin Freinet.
    1. Contribuir al logro de su meta de cero papel.
    1. Detectar con un click diariamente, aquellos trámites que se vencen. Permitiéndo localizar a tiempo los documentos críticos.
    1. Evitar al 100% la perdida de correspondencia y/o documentos originales.
    1. Mantener un Archivo Digital.
  1. Mejorar la atención al usuario final.

El sistema dispone de tres (3) tipos de usuarios

El Radicador: Usuario que recibe documentos radica, digitaliza y envía por correo electrónico los documentos al funcionario que corresponde.

El Verificador: El verificador es el funcionario que recibe la información escaneada por email y tendrá acceso a su bandeja de entrada con su correspondencia recibida.

El Supervisor: Usuario que supervisa se realicen todos los tramites a la documentación en la fecha que corresponde.